Esmakordne juhiroll on kahtlusteta hirmuäratav: eelkõige just siis, kui sellega kaasneb suur rahaline vastutus või kui seistakse silmitsi piiratud ajaliste ressurssidega. Akrediteeritud projektijuhiks ei sünnita ning alati pole võimalik selleks ka eelnevalt valmistuda. Ometigi peab iga ettevõtte juhtivtöötaja mingis etapis paratamatult võtma vastutuse mingi protsessi või projekti juhtimise eest. Kindlasti ei saa juhipositsioonil olles juhtimisest hoiduda aga ka need, kellel selleks varasem kogemus ja võibolla ka vajalikud teoreetilised teadmised puuduvad. Seetõttu on algajateleomased vead loomulikud, kuid siiski – sageli välditavad. Allpool on välja toodud 5 enim levinud viga ning soovitust, kuidas algaja (projekti)juhina paremini toime tulla.
Viga number 1 – juhtimisstiil, mille fookus on liigselt spetsiifilistel tööülesannetel
“Pane oma sõna maksma” mentaliteet võib esialgu tunduda väärt strateegiana. Kuigi juhina on oluline kindlustada oma positsioon, võib antud suhtumine takistada toimivate protsesside kulgu. Õigupoolest on projektijuhtimise kondikavaks hoopis meeskonna omavaheline koostöö ning vastastikune usaldus. Kuigi juhtiva hoiaku ning täpsete tööülesannete jaotuse tähtsust ei tasu alahinnata, toimub peamine töö läbi projektis osalevate inimeste. Just seetõttu määrab tööalaste suhete kvaliteet sageli edaspidise projekti tõhususe ja toimimise.
Soovitus number 1 – loo inimlik ja loomulik kontakt meeskonnaga:
Esimesel kohtumisel projektimeeskonnaga, küsi projektis osalejatelt milline oli nende esimene tasustatud töö, lapsepõlve lemmik ansambel või telesaade. Huvitu millised on nad inimestena väljaspool töökeskkonda, milline oli nende lastetuba ning millised on nende unistused tulevikuks. Selline lihtne lähenemine aitab luua meeskonnatunnet ning panna aluse edasisele loomulikule ja vabale suhtlusele.
Viga number 2 – tähelepanematus kõrvalehoidjate osas
Kuigi põhirõhk ei tohiks koonduda pelgalt tööülesannetele, on täpselt sama ebatõhus fokusseerida kogu tähelepanu ainult suhetele ja nö töömiljöö loomisele. Viimasel juhul võivad märkamatuks jääda projekti ohtu seadjad ehk tööülesannetest kõrvalehoidjad. Varasema kogemuse olemasolul on kerge märgata töökohustuste vältijaid, kuid algajad juhid võivad esialgu mitte märgata või siis alahinnata teatud meeskonnaliikmete kahjulikku mõju ning tähelepanuta jääb fakt, et sellised sotsiaalsed looderdajad, mitte ainult ei kahanda töö efektiivsust vaid viivad alla ka üldist moraali ning ülejäänud meeskonna töötahet. Leides tasakaalu ülesannetele keskendumise ja suhetesse investeerimis vahel saame julgustada meeskonda üksteist ja üksteise panust märkama ning võtma osa vastutuse jagamise eest projekti õnnestumiseks.
Soovitus number 2 – lepi kokku põhireeglid enne alustamist:
Enneta ebasoodsate olukordade kulmineerumist ning kehtesta peamised reeglid juba projekti algstaadiumis. Teades, millist kahju võivad tööülesannetest kõrvalehoidjad projektile põhjustada, on oluline, et töötajad on teadlikud enda vastutusest projekti õnnestumise ees. Igasuguseid reegleid on lihtsam järgida kui need tunduvad õiglased ning vajalikud, seetõttu on oluline kaasata kogu meeskond reeglite koostamise protsessi. Oluline on, et sinu meeskond on teadlik sinu kui juhi ootustest projektis osalejatele, selleks kirjeldada lühidalt kindlasti ka enda suhtumist tööülesannetest kõrvalehoidjatesse, rääkides ka vastava käitumise tagajärgedest.
Viga number 3 – ülesannetele kuluva aja alahindamine
Kas oled täheldanud, et, 30 sekundit nõudva e-kirja kirjutamine on ootamatult hõivanud 20 minutit väärtuslikust lõunapausist? Esmapilgul lühikesena näivate tööülesannete täitmine võib ettenägematult planeeritust pikemaks muutuda. Ajalise kulu alahindamine on eelkõige tingitud ebarealistlikust uskumusest, et kõik kulgeb planeeritult ja sujuvalt. Seetõttu on oluline projekti ajakava planeerides arvestada võimalike viivituste, puhkuste ning test- ja kinnitusperioodidega.
Soovitus number 3 – looda parimat, valmistu halvimaks:
Palu ülesannete täitjatel märkida üles võimalik parim ja oodatuim stsenaarium ning samuti võimalik halvim stsenaarium, kus on kirjeldatud kõikvõimalikud takistused, viivitused ja ohud. Selliselt on võimalik kujundada projektist realistlikum ülevaade ning märgata potentsiaalseid riske võimalikult varakult jätmata samas tähelepanuta ka positiivseid võimalusi ning otseteid.
Viga number 4 – riskide mitte märkamine projekti algstaadiumis
Iga juhi jaoks on frustreeriv kui ootamatult ilmneb märkimisväärne risk või probleem, mis ohustab projekti edukust. Kogenud juhid oskavad sellist olukorda ette näha ja võimalikult varakult riske maandada ning juhtida, algajad sageli aga mitte. Tegeledes probleemidega alles siis kui need ilmnevad, võib kergelt viia projekti läbikukkumiseni. Just seetõttu on esmatähtis viia läbi riskianalüüs juba enne projekti algust, hinnates iga riskisündmuse tõenäosust ja mõju ning summeerides saadud tulemused. Selliselt saame seada riskid tähtsuse järjekorda ning kavandada meetmed kõige raskemate ja tõenäolisemate riskide maandamiseks ja ennetamiseks.
Soovitus number 4 – taga probleemide tuvastamiseks anonüümsus:
Projektiga seotud inimesed ei soovi alati rõhutada projekti negatiivseid aspekte, kuna soov on, et projekt läheks siiski töösse, samuti ei pruugi projektiga seotud uued liikmed olla koheselt piisavalt avameelsed ja otsekohesed enda murede väljendamiseks, mistõttu vestlusvormis läbi viidud küsitlus ei pruugi anda vajalikku tulemust. Üheks võimaluseks siin on kasutada meetodit, kus kõikidel meeskonna liikmetel palutakse lõpetada lause „Minu suurim mure selle projekti edu pärast on …”. Vastuste kokku kogumiseks võib kasutada anonüümseid võimalusi pakkuvaid online vorme ja platvorme või ka pabersedeleid, mille saab anonüümselt jätta kokkulepitud kohta.
Viga number 5 – oskamatus ette näha kõiki ülesandeid
Veel üks levinud viga, mida algajad juhid võivad teha, on mõnede vajalike ülesannete unustamine projekti planeerimisel. Kui puuduvad ülesanded avastatakse aga alles projekti käigus mõjutab see negatiivselt nii projekti ajakavast kui ka eelarvest kinni pidamise võimalusi. Eriti keeruline on olukord siis, kui planeerimata jäänud ülesanded puudutavad kolmandaid osapooli väljastpoolt meeskonda või isegi organisatsiooni. Kindlasti on planeerimise ajal võimatu kõike ette näha, kuid suurte tööde unustamine võib algajale olla lihtsam kui arvatakse, eriti kui projekt on üsna keeruline ja hõlmab paljusid sidusrühmi (nii organisatsioonis kui ka väljaspool seda).
Soovitus number 5 – lähene visuaalselt:
Ennetamaks võimalike tööülesannete unustamist ning hilisemat tähtaegade kuhjumist, tasub luua visuaalne väljapanek kogu protsessist. Selleks, jagada meeskonna liikmed gruppidesse ning paluda igal grupil kirjeldada võimalikult täpselt enda tegevusi ja ülesandeid seoses projektiga. Kõik esitatud projekti osad liidetakse ühte presentatsiooni, kas online võimalusi kasutades või eelistatud asetades suurte plakatitena põhilise tööruumi seinale. Peale seda korraldatakse nö “muuseumi kõnd” ehk kõik meeskonnaliikmed vaatlevad esitatud plakateid ning vajadusel teevad ettepanekuid tegevuste järjekorra muutmiseks ning lisavad ka ülesandeid, mis on jäänud esimese hooga märkimata, eesmärgiga luua võimalikult detailne kuid terviklik ülevaade. Soovituslik on jätta lõpptulemus kuni projekti lõpuni meeskonnaliikmetele visuaalselt kättesaadavaks.
Tänapäevases töömaailmas, ei ole projektijuhtimise oskus enam midagi erakordset, pigem on see hädavajalik, olenemata sellest, kas tegemist on otseselt projektijuhi ametikohaga või mitte. Ehkki kõigist ei saa projektijuhtimise eksperte, aitab nende viie vea vältimine ning viie soovituse järgmine liikuda lähemale projekti edukale juhtimisele.
Kasutatud materjal: https://www.forbes.com/sites/danabrownlee/2021/03/18/first-time-managing-a-big-project-steer-clear-of-these-5-tragic-mistakes/?sh=1a4e09fb745f